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El marcaje permite que los empleados registren su entrada y salida desde la app móvil de FileXpress. Cada marca alimenta la misma Asistencia diaria que se usa al generar la planilla, por lo que no es necesario digitar ni importar esas horas.
  • La primera marca del día es la entrada.
  • La segunda marca del día es la salida.
  • Una tercera marca se rechaza. Si hay que corregir algo, RR. HH. lo hace desde Recursos Humanos → Asistencia en la web.
Los empleados no necesitan un usuario del sistema para marcar. Basta con que un administrador les asigne un PIN.

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Formas de marcar

Con su cuenta

Empleados que tienen usuario en FileXpress (vinculado a su ficha o con el mismo correo). Marcan desde Mi marcaje en la app, sin PIN.

Reloj de sucursal

Un teléfono o tablet compartido en la sucursal. Cualquier empleado de la empresa marca escribiendo su PIN.

Teléfono personal

El teléfono propio del empleado, vinculado por un administrador. Solo acepta el PIN de ese empleado.

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PIN del empleado

  • Tiene de 4 a 6 dígitos.
  • Lo asigna un administrador.
  • Es único dentro de la empresa (dos empresas distintas pueden usar el mismo número).
  • Se puede cambiar o quitar en cualquier momento.

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Asignar o cambiar un PIN

1

Ir a Recursos Humanos → Marcaje → pestaña Empleados y PIN

2

Buscar al empleado y asignar el PIN

Escribe un PIN de 4 a 6 dígitos y guarda. Para eliminarlo, usa Quitar PIN.
3

Comunicar el PIN al empleado de forma privada

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Dispositivos autorizados

Por seguridad, un PIN solo funciona en un dispositivo autorizado. Así, si un empleado comparte su PIN, otra persona no puede marcar por él desde cualquier teléfono.

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Configurar un reloj de sucursal

1

Iniciar sesión en la app con un usuario del sistema

Usar el teléfono o tablet que quedará fijo en la sucursal.
2

Ir a Marcaje y tocar Usar como reloj de sucursal

3

Dejar el dispositivo disponible para los empleados

Para marcar, el empleado solo escribe su PIN; no tiene que buscar su nombre.

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Vincular el teléfono personal de un empleado

1

Generar el código de vinculación

En Recursos Humanos → Marcaje → Empleados y PIN (o en la app, en Más → Marcaje tocando al empleado), elegir Vincular teléfono. Se muestra un código de 6 caracteres, válido por 10 minutos y de un solo uso.
2

El empleado abre la app en su teléfono

Sin iniciar sesión, toca Marcar asistencia en la pantalla de inicio.
3

El empleado escribe el código

Desde ese momento, ese teléfono acepta únicamente el PIN de ese empleado.
Cada empleado puede tener un solo teléfono personal vinculado.

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Cambiar de teléfono

1

Remover el teléfono actual

En la ficha del empleado dentro de Marcaje, usar Remover teléfono (en la app, sección Teléfonos autorizados).
2

Generar un nuevo código y vincular el teléfono nuevo

Seguir los pasos de Vincular el teléfono personal.

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Remover dispositivos

Un administrador puede remover relojes de sucursal (pestaña Relojes de sucursal) y teléfonos personales. Un dispositivo removido deja de aceptar marcas y pide vincularse otra vez.
Después de 5 PIN incorrectos, el dispositivo se bloquea durante 10 minutos.

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Cómo marca un empleado

1

Abrir la app y tocar Marcar asistencia

2

Escribir el PIN

3

Tomarse la selfie con la cámara frontal

La selfie es obligatoria en las marcas con PIN.
4

Confirmar

La app indica si se registró como entrada o salida.

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Evidencia que se guarda en cada marca

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Marcar sin internet

Si el teléfono no tiene conexión, la marca no se pierde:
  1. Se guarda en el teléfono con su hora real, la selfie y la ubicación, y la app muestra Marca guardada.
  2. Se envía automáticamente cuando vuelve la conexión: cada minuto, al abrir de nuevo la app o antes de la siguiente marca.
  3. Se aceptan marcas de hasta 7 días de antigüedad.
El PIN de una marca hecha sin internet se valida al sincronizar. Si era incorrecto, la marca aparece como rechazada en la app y se puede descartar.

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Consultar las marcas en la web

Ir a Recursos Humanos → Marcaje. La página tiene tres pestañas:
Muestra cada marca con: miniatura de la selfie, tipo (entrada o salida), fecha y hora, enlace al mapa con la precisión del GPS y el origen (Su cuenta, Teléfono personal o Reloj de sucursal). Las marcas que llegaron con más de 5 minutos de retraso llevan la etiqueta Sin conexión.Se puede filtrar por empleado y por rango de fechas.
Lista de empleados con su estado de PIN, cuenta y teléfono vinculado. Desde aquí se asignan PIN, se vinculan teléfonos y se remueven.
Dispositivos configurados como reloj de sucursal, con opción de removerlos.
Las selfies son privadas y se abren mediante enlaces temporales. Solo los usuarios con rol root o administrador pueden ver las marcas y administrar PIN y dispositivos. Ver Roles y permisos.

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Preguntas frecuentes y solución de problemas

Verificar con el administrador el PIN asignado en Empleados y PIN. En un teléfono personal, solo funciona el PIN del empleado dueño de ese teléfono. Tras 5 intentos fallidos el dispositivo se bloquea 10 minutos.
El teléfono no está configurado como reloj de sucursal ni vinculado a un empleado, o fue removido. Configurarlo como reloj o generar un nuevo código de vinculación.
Solo se permiten dos marcas por día. Para corregir horas, RR. HH. edita el registro en Asistencia.
Configurar el teléfono con fecha y hora automáticas. Las marcas guardadas sin conexión usan la hora del teléfono, y el sistema rechaza horas en el futuro o con más de 7 días de antigüedad.
No es posible: primero se debe remover el teléfono actual y luego vincular el nuevo.
El código vence a los 10 minutos y solo se puede usar una vez. Generar uno nuevo.