Jerarquía de centros
Los centros se organizan en árbol: un centro puede tener subcentros.- Solo los centros hoja (sin subcentros activos) y activos se asignan a documentos y partidas. El selector de centro de costo solo ofrece esos.
- Los centros padre sirven para agrupar en los reportes: filtrar por “01 Comercial” incluye a sus dos subcentros.
Crear y mantener centros
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Ir a Contabilidad → Configuración → pestaña Centros de Costo
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Hacer clic en Nuevo Centro de Costo
Ingresar código, nombre, descripción y, si es un subcentro, el Centro de Costo Padre.
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Guardar
Un centro que ya tiene movimientos no se puede eliminar; desactívalo para que no se use en documentos nuevos. Lo ya registrado se conserva en los reportes.
Política por cuenta
No todas las cuentas deben llevar centro de costo. Cada cuenta del Plan de Cuentas tiene una política:
Las cuentas de ingresos, costos y gastos empiezan como Opcional y el resto como Ninguno. Para cambiarla:
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Ir a Contabilidad → Catálogo de cuentas
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Editar la cuenta
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En el campo Centro de costo, elegir Ninguno, Opcional o Requerido
Marca Aplicar también a sus subcuentas para cambiar de una vez toda la rama (por ejemplo, todos los gastos de venta).
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Guardar
Cómo se asigna en cada documento
En todos los documentos el centro es opcional. Cuando un documento tiene líneas, puedes poner un centro en el documento (valor por defecto) y otro distinto en algunas líneas: el centro de una línea es el suyo propio o, si no tiene, el del documento.Cómo llega a la partida
Las partidas de los documentos se generan al procesar documentos. En ese momento FileXpress copia el centro de cada línea del documento solo a las líneas de la partida cuya cuenta acepta centro (política Opcional o Requerido):
Ejemplos:
- Una compra con centro Administración y una línea con centro Ventas genera dos líneas de gasto: una por cada centro.
- En una venta con productos de centros distintos, el ingreso se reparte entre los centros en proporción al monto de cada producto.
- En las ventas consolidadas del día, se genera una línea de ingreso por cada centro distinto.
- Sin ningún centro en los documentos, las partidas son exactamente las mismas que antes.
Cambiar el centro de un documento que ya se contabilizó no modifica su partida. En ese caso corrige la partida con la reasignación.
Reasignar centros en una partida
Permite corregir el centro de costo de las líneas de una partida en Borrador o Procesada, sin tocar montos ni cuentas.1
Ir a Contabilidad → Partidas de diario y abrir la partida
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Hacer clic en Reasignar centros de costo
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Elegir el centro de cada línea
Las líneas con cuentas de política Ninguno muestran “No aplica”. Las de política Requerido no pueden quedar vacías.
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Guardar
- Solo se puede reasignar si el período contable de la partida está abierto. En un período cerrado o bloqueado, reábrelo primero en Períodos.
- Las partidas eliminadas no se pueden reasignar.
- El cambio queda registrado con el usuario que lo hizo.
Reportes por centro de costo
En Contabilidad → Reportes:- Filtro por centro de costo en Libro Diario, Libro Mayor, Auxiliar de Mayor, Balance de Comprobación y Estado de Resultados. Puedes elegir un centro padre y marcar Incluir centros hijos. El Balance General no tiene este filtro (las cuentas de balance no llevan centro).
- Estado de resultados por centro de costo: una columna por centro, más Sin centro, Otros centros (si aplica) y Total. El total coincide con el Estado de Resultados normal.
- Movimientos sin centro de costo: líneas en cuentas Opcional o Requerido que no tienen centro, para corregirlas antes del cierre.
Buenas prácticas de cierre
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Define la política de las cuentas antes de empezar
Marca como Requerido solo los gastos que siempre deben atribuirse a un área. Deja Ninguno en todas las cuentas de balance.
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Asigna el centro en el documento, no después
Es más fácil indicar el centro en la venta, compra o planilla que corregir la partida. Usa el centro del documento y reserva el de línea para las excepciones.
3
Antes de cerrar el mes, revisa Movimientos sin centro de costo
Genera el reporte con Borrador y procesadas para el período y corrige cada línea con la reasignación.
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Procesa los borradores con aviso de centro faltante
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Compara el Estado de resultados por centro con el Estado de Resultados
Las columnas deben sumar el total. Si Sin centro tiene montos importantes, revisa qué documentos no lo tenían.
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Cierra el período
Después del cierre ya no se pueden reasignar centros en ese período.